Automatisierter Kundenanfrage-Prozess
Ein großes Produktionsunternehmen erhielt zahlreiche Kundenanfragen zu rechtlichen, HR und Procurement. Die manuelle Bearbeitung dieser Anfragen war zeitaufwendig, fehleranfällig und nicht skalierbar. Durch die Automatisierung des Prozesses konnte das Unternehmen die Effizienz, Genauigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit erheblich verbessern.
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Ausgangssituation
Das Unternehmen verwaltete Kundenanfragen manuell:
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Mitarbeitende suchten und extrahierten Informationen händisch aus Dokumenten
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Der Prozess war langsam, fehleranfällig und ineffizient
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Große Datenmengen und komplexe Anfragen verlängerten die Bearbeitungszeit zusätzlich
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Herausforderungen
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Ineffizienz: Verzögerungen durch hohe Anfragenlast
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Fehleranfälligkeit: Manuelle Antworten führten häufig zu Ungenauigkeiten
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Begrenzter Zugriff: Dezentral gespeicherte Daten erschwerten die Informationsbeschaffung
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Fehlende Kontextualisierung: Antworten waren nicht immer auf die spezifische Anfrage zugeschnitten
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Unsere Lösung
scitus entwickelte einen maßgeschneiderten KI-gestützten Chatbot zur Automatisierung des Anfrageprozesses, mit folgenden Funktionen:
✅ Automatisierte Datenverarbeitung und Vektordatenbank für optimierte Suchergebnisse
✅ Integration eines LLM (Large Language Model) für kontextbezogene Antworten
✅ Intuitive Chat-Oberfläche für eine verbesserte Nutzererfahrung
✅ Performance-Optimierung durch UAT (User Acceptance Testing) und iterative Anpassungen
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Ergebnisse & Vorteile
📉 80% schnellere Antwortzeiten → Antworten in unter 5 Sekunden
🔍 85% Genauigkeit bei automatisierten Antworten
💬 90% Nutzerzufriedenheit im UAT-Test
💰 40% niedrigere Prozesskosten